汉文档案的著录是中国第一历史档案馆的一项重要工作。所谓档案著录，就是对档案主题信息判断、选择、记录的过程。“著”重在标引，是将内容主题的自然语言转化成检索的标准语言的过程。“录”即抄录，是将档案的形式特征如责任者、具文时间等原始信息逐项对照记录。整理后的档案，如果不经过著录流程，不拟定题名，是难以检索利用的。

利用者在信息管理平台通过检索字段定位查找档案信息	20世纪80年代对原档进行手工著录

自1925年一史馆的前身——故宫博物院文献馆成立以来，老一辈档案人便孜孜不倦地辛劳工作。他们按批次提调原档，逐件审读档案内容，认真提取主题信息，截至2010年，共开放档案检索目录300余万条。

为满足社会不断增长的利用需求，新一代档案人决定在整理和数字化工作的基础上，尝试使用图像著录模式开展档案著录外包工作。利用图像进行著录，首先避免了著录人员直接接触原档，不干扰原档的保护环境。其次，档案图像可以同时被不同的计算机获取，各字段由不同人员分别著录，档案著录不再“一件终身制”。原本手工单件著录只能顺序进行的工序，如今可以同时推进，缩短了时间，提高了效率，方便质检与管理，有效降低了著录差错率。如果说原档手工著录像是比较原始粗放的家庭式作坊的话，外包图像著录模式则像是信息化生产的工业流水线。著录人员根据以往著录经验，将著录流程分割成各项工序，通过编制加工系统软件，设定功能模块，安插专职人员，实现了网络化管理。

项目管理组对外包著录人员进行业务培训

外包著录听起来容易，但是要确保著录的安全性、准确性和完整性，这条流水线的打造可是凝聚了新一代档案人满满的心血。首先遇到的难点便是如何培养著录队伍。清代档案文种繁多，行文字数各不相同，以题本为例，通常由上千字构成，内容具指性不强。初识档案，对于非专业人员来说，简繁字对照尚且存在困难，更别说通读档案、提炼主题了。为了提升外包人员的业务素质，项目管理组开展了清代题本简介、题本主要内容、题本术语、题本相关职官介绍、著录细则解读、主题词标引等专项培训课程，考培结合，边讲边学边用，迅速培养出一支专业化队伍。

每天有3000件档案在各流程中著录流转

著录的关键环节，是拟定档案题名。要为历史档案拟出符合现代检索需要的题名，需要档案著录人员有较为系统的古汉语、历史、文书制度等方面的知识，同时具有准确提取信息、凝练语言的能力。这一方法将传统经验与实际操作有效融合，开创了题名拟定的新模式：首先对档案内容分类整合，制定出不同类型的题名格式；然后训练外包著录人员标引档案主题，围绕人、事、地、时四要素，用对照填空的方式组织语句；加上日常逐一排查纠错，三管齐下，使题名拟定速度和质量稳步提升。

在生产过程中，著录工作不断摸索建立合理的管理操作流程，反复研究软件模块设定和各项功能开发。进一步细化档案主题词、自由词及动词标引规则，将著录条目整合为三类34个字段，先后增加题名标识、主题词自动提取、著录差异比对等功能，将计算机批量解决项目成果问题的能力最大化。各项工序流程趋于完善，著录速度和成品质量维持较高较稳定的水平。

著录实验项目管理组进行现场答疑	清代内阁工科题本著录实验

著录工作始终将质量控制贯穿生产过程，把现场咨询放置在工作链条的最前端，实时在岗在线答疑，持续提供知识补给并形成咨询反馈记录。后端则严格成品数据质检验收，发现问题及时修复，确保质量。

以“馆藏内阁工科题本档案数字图像外包著录实验项目”为例，用145个工作日，共著录条目110222条，差错率为0.5%，档案安全、著录质量和效率全面超越以往。著录实验项目组通过外包，在项目管理、培训组织、软件开发、工序设置、成品验收等各环节采集了大量数据，经过整合和研究分析，为著录工作打下坚实的基础。

如今，档案著录的新模式扩大了专业化队伍，增强了信息化加持，贯穿了流水线式的工序设置，积累了成熟的经验，相信不久的将来，互联网上会出现更多更丰硕的明清档案著录成果！